Qué es un cuadro de mando y para qué sirve

Un Excel de nueve pestañas con todas las cifras del mes es un informe, por muchos gráficos que lleve. El cuadro de mando reúne en una pantalla las pocas cifras que alguien necesita para decidir algo cada semana o cada mes. Se lee en menos de un minuto y avisa cuando una cifra se sale de lo previsto.

El caso que recorre el artículo es una instaladora de climatización de 18 personas. Su gerente se enteraba de los problemas con un informe a mes vencido. Con cinco cifras en una pantalla, ahora los ve cada lunes.

Qué es un cuadro de mando y para qué sirve#

Un cuadro de mando es una pantalla, o una hoja, con los pocos indicadores que una persona necesita para decidir algo con regularidad. Cada indicador es una cifra que se calcula siempre de la misma forma, como la facturación de la semana o los cobros pendientes. El cuadro compara esa cifra con lo previsto y avisa cuando se aparta. Sirve para actuar a tiempo, sin esperar al cierre del mes.

El salpicadero del coche lo explica mejor que cualquier definición. Enseña la velocidad, la gasolina y poco más. Bajo el capó hay cientos de datos, pero el conductor no los necesita para conducir. Cuando algo va mal, se enciende un testigo. Entonces sabes qué toca, ya sea repostar o pasar por el taller.

La norma española UNE 66175 lo define de forma parecida. Habla de un conjunto coherente de indicadores que da a la dirección y a cada responsable una visión comprensible de su área. En la práctica, esa visión comprensible son pocas cifras bien elegidas.

Para saber si te hace falta uno, piensa en lo que decides con regularidad. Un cuadro de mando sirve cuando alguien se hace la misma pregunta una y otra vez. Puede ser qué obra aceptar o a qué cliente reclamar un pago. Una instaladora de climatización lo deja claro, y servirá de ejemplo en todo el artículo.

Ninguna de esas preguntas necesita nueve pestañas. Las dos caben en un par de cifras que se miran los lunes, igual que la aguja y el testigo del coche. La figura pone el salpicadero al lado del cuadro de la instaladora.

Cuadro de mando y dashboard, y en qué se diferencian de un informe#

Un dashboard y un cuadro de mando son lo mismo. Dashboard es la palabra inglesa, y Power BI en español la traduce como «panel». La diferencia que importa está entre un cuadro de mando y un informe. El informe cuenta lo que pasó en un periodo y se lee de principio a fin. El cuadro de mando enseña pocas cifras, las compara con lo previsto y señala dónde actuar.

Lo que tienes delante es un cuadro de mando si cumple todo lo de esta lista.

• Se entiende en menos de un minuto, sin desplazarse por la pantalla.
• Cada cifra se compara con algo, como el objetivo, la semana anterior o el mismo mes del año pasado.
• Hay una persona que sabe qué hacer cuando una cifra se pone en rojo.

La guía de Microsoft para diseñar paneles de Power BI pide lo mismo que el primer punto. Recomienda que todo quepa en una pantalla, sin barras de desplazamiento, y que se quite lo que no sea esencial.

En la instaladora, el Excel de nueve pestañas no pasaba ninguna de las pruebas. Leerlo llevaba más de una hora, casi ninguna cifra tenía con qué compararse y no había nadie encargado de actuar. Aun así, el gerente lo siguió usando para cerrar el mes, que es para lo que sirve. Lo que le faltaba era otra pieza para el día a día.

Las partes de un cuadro de mando#

Un cuadro de mando reúne pocos indicadores, y cada uno lleva siempre lo mismo. Está la cifra, lo que se compara con ella y el valor a partir del cual hay que actuar. Hay una persona que se encarga y una acción ya pensada para cuando salte el aviso. Y se sabe de dónde sale la cifra y cada cuánto se actualiza. Sin esas piezas, la cifra se mira, pero no queda claro si toca hacer algo.

A los indicadores más importantes se les llama KPI, las siglas en inglés de «indicador clave de rendimiento». Cómo escogerlos lo contamos en cómo elegir los indicadores de una pyme.

Una cifra sola dice poco. Saber que hay 46.300 € pendientes de cobro no ayuda hasta que sabes si es mucho o es lo de siempre. De ahí que cada indicador vaya con su comparación. Puede ser el objetivo o la misma semana del año pasado, que en climatización pesa mucho por la temporada.

El umbral es la cifra a partir de la cual alguien hace algo, como la reserva de la gasolina. El error habitual es fijarlo a ojo. Si el aviso salta casi siempre por el vaivén normal de la cifra, el equipo deja de hacerle caso. Para fijarlo sin estadística, basta con tu histórico.

1. Mira cómo se movió la cifra en las últimas doce semanas. No cuentes las que tuvieron un motivo conocido, como una obra extraordinaria o un cliente que pagó de golpe.
2. Pon el aviso con algo de margen sobre la peor de esas semanas normales. Va por encima si lo malo es que la cifra suba, y por debajo si lo malo es que baje.
3. Si después salta más de una vez al mes sin que haga falta hacer nada, aléjalo un poco.

En la instaladora, los cobros vencidos se movieron entre 18.000 y 27.000 € en las doce semanas normales anteriores. Por eso el aviso quedó en 30.000 €, como se ve en la figura.

Si quieres calcular ese margen normal con más precisión, sirven los gráficos de control.

Con un responsable y una acción ya pensada, cuando la cifra cruza el umbral no hace falta una reunión para decidir quién se encarga. Cada cifra sale de un solo programa. Basta con actualizarla al ritmo al que se mira. Si se mira los lunes, que esté al día antes de empezar la semana.

La tarjeta de la carga de los técnicos de la instaladora lleva todas esas partes. En la figura están señaladas una a una.

Con esa tarjeta, el gerente ve en un vistazo que le quedan 70 horas libres en dos semanas. También ve que, si acepta una obra grande, tendrá que subcontratar.

Tipos de cuadro de mando#

Los tipos de cuadro de mando se distinguen por quién los mira y cada cuánto. El operativo sigue el día a día de un área y se mira cada día o cada semana. El de dirección, también llamado estratégico, sigue los objetivos del año y se revisa cada mes o cada trimestre. El de análisis sirve para explorar los datos y buscar causas, sin un ritmo fijo.

A veces se habla también de un cuadro táctico, uno por departamento. En una pyme suele coincidir con el operativo, porque cada área tiene pocas personas. La tabla resume los tres tipos con lo que serían en la instaladora.

En una pyme conviene empezar por uno operativo. Es el que cambia lo que se hace semana a semana. Además, obliga a ordenar los datos que después aprovechará el de dirección. Cuando se empieza por el de dirección, lo normal es acabar con un panel vistoso que se abre una vez al trimestre. Como criterio, procura que el operativo no pase de ocho cifras, porque con más ya no se lee en un minuto.

En la figura se ve cómo cambia la pantalla de un tipo a otro.

Un ejemplo de cuadro de mando para una pyme#

Un buen ejemplo de cuadro de mando para una pyme tiene cinco o seis indicadores, cada uno ligado a algo que se decide esa semana. En una instaladora son los presupuestos aceptados, la carga de los técnicos, el margen de las obras, los cobros vencidos y las averías sin atender. Cada uno lleva su umbral y su responsable, y todos caben en una pantalla.

La instaladora de 18 personas lo montó partiendo de lo que su gerente decide los lunes. Así fue el proceso.

La tabla recoge cómo quedó el cuadro esa semana, con cinco cifras y cuatro avisos encendidos.

Todas esas cifras estaban ya en el programa de gestión. Ahora se ven juntas, cada una con su aviso y con alguien que actúa. La figura muestra cómo se ve la pantalla.

En otro sector cambian las cifras. Una distribuidora, por ejemplo, miraría los productos a punto de agotarse, los pedidos servidos a tiempo y los cobros. Para hacer el tuyo, sigue la estructura de la tabla.

1. Apunta lo que decides cada semana o cada mes.
2. Para cada una de esas preguntas, elige la cifra que te diría que toca actuar.
3. Fija con qué la comparas y a partir de qué valor actúas.
4. Pon un responsable y escribe qué hará cuando salte el aviso.
5. Pruébalo cuatro semanas y quita la cifra que no haya provocado ninguna acción.

Lo que suele fallar al ponerlo en marcha, y cómo evitarlo, está en por qué un cuadro de mando acaba sin usarse.

Cuándo le sirve a una pyme el cuadro de mando integral#

El cuadro de mando integral es un cuadro de dirección con una forma fija. Ordena los indicadores en cuatro grupos que se encadenan como causa y efecto, desde lo que aprende el equipo hasta el resultado económico. Lo propusieron Robert Kaplan y David Norton en 1992 con el nombre de balanced scorecard. La cadena entre los grupos la desarrollaron después. A una pyme le sirve cuando ya tiene un plan anual con objetivos y lo revisa cada trimestre.

La idea se entiende con una cadena. Si el equipo se forma mejor, los trabajos salen bien a la primera. Cuando salen bien, el cliente repite y recomienda. Y si repite, la facturación sube sin gastar más en vender. El método llama a esos cuatro grupos aprendizaje, procesos internos, clientes y finanzas.

En la instaladora, un primer cuadro integral para la gerencia podría llevar un solo indicador por grupo, como en la figura.

El riesgo del método es pasarse, porque con cuatro grupos es fácil llegar a veinte indicadores. Empieza con uno por grupo y añade otro solo cuando la gerencia lo eche en falta.

Si todavía no tienes un cuadro operativo que se use, el integral puede esperar. Sin los datos del día a día ordenados, sus cifras se rellenan a mano cada trimestre. En la instaladora, el integral tendría sentido tras unos meses con el operativo. Para entonces, el margen por obra y las visitas para corregir ya salen solos del programa de gestión.

Cuadro de mando en Excel o en Power BI#

Excel basta para un cuadro de mando que rellena una persona con datos de uno o dos programas. Cuando los datos vienen de varios programas, o varias personas tienen que verlo a la vez, compensan Power BI o Data Studio. Data Studio es la herramienta gratuita de Google que hasta hace poco se llamaba Looker Studio. La herramienta se elige al final, cuando ya sabes qué cifras quieres ver.

En Excel, cada cifra sale de una tabla que resume miles de filas en unos pocos totales. Excel la llama «tabla dinámica». Con los cobros vencidos de la instaladora, el montaje queda así.

1. Exporta del programa de gestión las facturas pendientes, con el cliente, el comercial, el importe y la fecha de vencimiento.
2. Pega la lista en una hoja y conviértela en tabla (Insertar, Tabla), para que crezca sola al añadir filas.
3. Añade una columna con los días que lleva vencida cada factura. Es la fecha de hoy menos la de vencimiento, y en Excel la de hoy la da la función HOY.
4. Añade otra columna que diga «Sí» cuando esos días pasen de 30.
5. Haz una tabla dinámica con el importe por cliente y en total, filtrando por esa columna.
6. Aplica un formato condicional que cambie el color del total cuando pase de 30.000 €.
7. Añade una segmentación de datos, que pone botones para filtrar por cliente o por comercial.

Las otras cuatro cifras se montan igual, en la misma hoja. La instaladora empezó justo así, y su caso enseña cuándo compensa cambiar.

El cambio tuvo sentido porque el cuadro ya se usaba con regularidad. En cambio, pasar a Power BI un cuadro que todavía no se mira solo lo encarece. Si los datos están repartidos en varios programas, lo primero es unirlos antes de dibujar nada. Unir las fuentes es la base del business intelligence. Suele ser también la parte más larga de un proyecto de análisis de datos y optimización de procesos.

Una señal de que toca cambiar de herramienta es que la actualización semanal lleve más de una hora. Otra es que circulen dos versiones del mismo Excel con cifras distintas. Antes de cambiar de programa, mira si se puede automatizar la recogida de esos datos. Mientras no pase nada de eso, Excel aguanta bien un cuadro de cinco cifras.

Publicado el 28 de octubre de 2026